Как организовать эффективную работу удалённой команды?

Рассматриваем основные особенности работы из офиса и дома, сравниваем статистику и приводим несколько работающих способов, которые помогают компаниям, не нарушая прав сотрудников, осуществлять мониторинг их работы из домашнего офиса.

2020 год перевернул бизнес-мир вверх дном — предприниматели были вынуждены отправить на «удалёнку» большую часть персонала. За этим последовало много дискуссий об эффективности такого решения: одни заявляли, что в дистанционном формате продуктивность работы увеличивается, оппоненты же утверждали, что отсутствие контроля снижает эффективность деятельности работников. Дополнительно обсуждали конфиденциальность и коммерческую тайну, ведь с домашнего компьютера проще скопировать чувствительную для организации информацию и продать ее конкурентам для получения дополнительного заработка в неустойчивых экономических условиях, вызванных пандемией.

Что делают сотрудники в офисе?

До прошлого года львиная доля российских компаний работала в офисах и даже не помышляла о переходе на удаленную работу или гибридный формат.

По данным компании «Стахановец» в среднем 55% рабочего времени сотрудников в офисе уходит на работу, а оставшиеся 45% — на личные дела и отдых.

Таким образом, из стандартного восьмичасового дня только 4,5 часа работники уделяют внимание выполнению своих непосредственных производственных задач.

В статье — «Чужой среди своих: как компании учатся разоблачать нечестных сотрудников» приводится статистика, согласно которой в 48% случаев именно рядовые сотрудники являются причиной утечки конфиденциальной информации из компаний.

Таким образом, даже в офисе сотрудникам свойственен нерациональный расход рабочего времени, невысокая дисциплинированность и низкая эффективность бизнес-процессов.

Как работают сотрудники на «удалёнке»?

Если усреднять, то территориально-распределенная команда показывает большую эффективность, чем сотрудники, работающие в офисе. Например, около десяти процентов начинают рабочий день раньше, чем делали это в офисе, а заканчивают его позже. В итоге продолжительности рабочего месяца увеличивается почти на полтора дня.

Удалённая работа также повышает лояльность сотрудников к своему работодателю: в компании «Стахановец» говорят, что 80% будут рады самостоятельно выбирать откуда им работать — из дома или в офисе. Более того, некоторые готовы даже пожертвовать ради этого частью заработной платы, но не большой — 5-10%.

Что привлекает работников в «удалёнке»:

• положительное влияние на work-life balance (так говорят 91% опрашиваемых);
• возможность работать более сконцентрировано и продуктивно (это отметили 79%);
• уменьшение числа стрессовых ситуаций (это оказалось важным для 78% респондентов);
• возможность не ездить в офис (так сказали 78%).

Реальные цифры показывают — текучка кадров на четверть меньше среди тех сотрудников, которые работает удалённо.

Несмотря на большое количество достоинств, у удалённой работы есть один главный недостаток: большая доля персонала никогда раньше не работала в таком формате, а потому просто не готова к новому режиму труда.

Многие из тех, кто перешел на «дистанционку», стали отмечать:

• сложности в концентрации при решении производственных задач (около 24%);
• наличие дома факторов, отвлекающих от работы (около 34%);
• трудности с материально-техническим обеспечением рабочего места — интернет, компьютер, принтер (около 42%).

В итоге получаем неутешительный результат: почти 27% работников отмечают, что их продуктивность осталась на том же уровне что и в офисе (вспомните, это всего лишь 4,5 часа) либо, как отметили 3% респондентов, уменьшилась.

Поговорим о рисках при «удалёнке»

Однако, говоря о лояльности сотрудников и их производительности, следует отметить еще один не менее значимый аспект — это риски, которые встают перед компаниями. В первую очередь, они касаются утечек информации, пусть даже непреднамеренных. Вот несколько примеров:

• многие ощутили материальную нестабильность, поэтому в период карантина начали искать дополнительный заработок, чтобы создать финансовую подушку. Но на собеседовании можно случайно открыть конфиденциальные данные текущего работодателя конкурентам;
• инсайдеры — неискоренимое корпоративное зло, за которым гораздо сложнее следить удалённо, а оно, к слову, может повлечь за собой серьезные потери для компании.

Как всё-таки организовать плодотворную удалённую команду?

Рекомендуем начать с формирования корпоративной культуры, основной ценностью которой будут честность сотрудников перед организацией. Это поможет и когда сотруднику предложат продать инсайдерскую информацию, и когда он захочет поделиться секретной информацией с друзьями.

Проведение разнообразных тренингов, объясняющих, как не попасться на уловку мошенников и как продуктивно организовать рабочий день на «удалёнке», также оказывает положительное внимание.

Старайтесь сосредоточиться на методе «пряника» нежели «кнута», чтобы не подвергать стрессу и без того взволнованных пандемией сотрудников. Почаще устраивайте онлайн-собрания команд, чтобы разобрать трудности, которые мешают работать продуктивно, приглашайте коучей в области тайм-менеджмента и планирования.

Если же вашему стилю управления не подходят такие меры, рекомендуем прибегнуть к специализированным техническим средствам, например, «Стахановец», позволяющий организовать мониторинг персонала (не без их ведома, конечно). Программа собирает данные о сотруднике: во сколько начал работать, когда закончил, сколько времени посвятил непосредственным обязанностям, какими приложениями пользовался и т. д. По заявлению разработчиков, установка такого ПАК повышает продуктивность работы почти на 30%. Благодаря полной информации о действиях персонала, руководители смогут объективно оценивать различные ситуации и составлять более успешные мотивационные стратегии.