12 стратегий снижения расходов на ИТ

Снижение расходов на ИТ или оптимизация расходов на ИТ — это процесс устранения источников напрасных трат и низкой ценности в ИТ-отделах компаний. Одни стратегии сокращения расходов на ИТ оказывают почти мгновенный эффект на бюджет, в то время как другие оказывают положительное влияние только в среднесрочной или долгосрочной перспективах.

Стратегии снижения расходов на ИТ

Ниже представлены стратегии, которые помогут достичь оптимального баланса между расходами и доходами.

Стратегия 1. Ставка на облачные вычисления

Замена части или всей локальной инфраструктуры на облачные ресурсы может сократить или устранить большинство расходов, связанных с локальным хостингом.

Причины, по которым внедрение облака экономически выгодно:

  • Сокращение расходов на инфраструктуру. Переход в облако избавляет от потребности в локальном вычислительном оборудовании (серверах, сетевых устройствах, хранилищах данных и др.). Таким образом устраняются первоначальные капитальные затраты и снижаются эксплуатационные расходы на корпоративную инфраструктуру.
  • Экономически эффективное ценообразование. Поставщики облачных услуг применяют модели оплаты за фактическое использование ресурсов. Это позволяет масштабировать инфраструктуру в зависимости от текущих потребностей и избежать избыточного выделения ресурсов.
  • Минимальное внутреннее обслуживание или его отсутствие. Как только компания начнёт использовать облако, она перестанет тратить время и деньги на техническое обслуживание своего парка вычислительной техники (мониторинг, исправление, замена компонентов и др.). Также снизится потребление электроэнергии, что приведёт к дополнительному снижению расходов.

Стратегия 2. Мониторинг расходов на облачные вычисления

Распространённые причины неоправданно высоких затрат на облако:

  • неопытность или беспечность ИТ-специалистов компании, которые выделяют избыточное количество облачных ресурсов;
  • несанкционированное использование облака без ведома или одобрения ИТ-отдела;
  • отсутствие штатных сотрудников, ответственных за мониторинг общих расходов на облачные вычисления;
  • сотрудники, которые накапливают ресурсы и забывают высвободить их по истечению срока службы.

Для улучшения видимости расходов на облако можно использовать различные инструменты управления облачными расходами. Они позволяют:

  • централизовать управление бюджетом для облачных вычислений;
  • определить и удалить неиспользуемые, несанкционированные и избыточно выделенные ресурсы;
  • получить представление об использовании облака;
  • прогнозировать будущие расходы.

Стратегия 3. Виртуализация серверов

Это эффективная стратегия снижения расходов на ИТ, поскольку она позволяет запускать несколько виртуальных серверов на одной физической машине, которой компания уже владеет. Совместное использование ресурсов физического сервера несколькими виртуальными машинами позволяет избежать недоиспользования серверов и помогает сэкономить на:

  • приобретении оборудования,
  • обслуживании,
  • энергопотреблении,
  • охлаждении.

Виртуализация снижает количество необходимых серверов, так экономятся деньги, сокращаются требования к пространству в серверной комнате, снижаются затраты на вычислительное оборудование.

Стратегия 4. Оптимизация ИТ-процессов

Поиск возможностей оптимизации и рационализации ИТ-процессов внутри компании повышает производительность и снижает уровень ошибок — два ключевых фактора в расходах на ИТ.

ИТ-процессы, которые можно улучшить:

  • отчётность и разрешение инцидентов информационной безопасности (например, внедрение централизованной системы тикетов);
  • запрос, согласование и внесение изменений в ИТ-систему (например, внедрение централизованной системы управления);
  • обработка распространённых пользовательских запросов, таких как установка программного обеспечения или предоставление учётных записей (например, можно разработать и внедрить базу знаний с часто задаваемыми вопросами или портал самообслуживания).
  • жизненный цикл разработки программного обеспечения (например, можно внедрить автоматизированное тестирование или оптимальную систему контроля версий).

Улучшение ИТ-процессов снижает расходы за счёт сокращения ручного труда и количества доработок. Также повышается качество и согласованность ИТ-услуг, поэтому снижается вероятность дорогостоящих простоев и сбоев.

Стратегия 5. Аутсорсинг ИТ-услуг

Передача трудоёмких ИТ-задач сторонним поставщикам услуг сокращает долгосрочные расходы за счёт:

  • отсутствия необходимости нанимать новых штатных сотрудников или обучать уже работающих;
  • получения сотрудниками возможности сосредоточиться на основных бизнес-функциях;
  • сокращения накладных расходов (например, на дополнительные офисные помещения, оборудование, коммунальные услуги, льготы для сотрудников и т. д.).

Распространённые обязанности, которые компании передают на аутсорсинг сторонней команде:

  • управление сетью,
  • разработка программного обеспечения,
  • техническое обслуживание инфраструктуры,
  • управление информационной безопасностью.

Стратегия 6. Избавление от ненужных ИТ-активов

Это быстрый способ сокращения расходов на ИТ. Для этого необходимо проанализировать весь корпоративный ИТ-ландшафт и определить неиспользованные, избыточные или устаревшие активы, а также те, которые больше не соответствуют потребностям бизнеса.

Примеры активов, от которых можно избавиться:

  • дублирующие и ненужные лицензии на программное обеспечение и приложения SaaS;
  • ненужное оборудование (серверы, ноутбуки, системы связи, принтеры и т. д.);
  • малоценные ИТ-проекты.

Стратегия 7. Стандартизация ИТ

Стандартизация снижает затраты на ИТ за счёт повышения общей эффективности и упрощения.

Примеры:

  • Стандартизация аппаратного обеспечения (настольных компьютеров, ноутбуков, серверов, сетевого оборудования и др.) упростит закупки, поддержку, масштабируемость, а также повысит совместимость.
  • Стандартизация операционных систем и приложений упрощает их развёртывание, управление исправлениями и поддержку пользователей.
  • Стандартизированные политики (для резервного копирования данных, управления паролями, использования программного обеспечения, безопасности облака и др.) снижают риск ошибок и неэффективности, которые приводят к дополнительным расходам.
  • Стандартизация сетевых конфигураций (например, сетевых протоколов, схем IP-адресации и др.) упрощает управление и устранение неполадок.
  • Стандартизация всей документации и баз знаний сократит время и усилия, необходимые для обмена информацией и адаптации новых членов команды.

Стандартизация помогает противостоять использованию неавторизованных устройств и приложений, одной из наиболее распространённых причин уязвимостей безопасности и высоких затрат на ИТ.

Стратегия 8. Работа с программным обеспечением с открытым исходным кодом

Использование программного обеспечения с открытым исходным кодом (когда это возможно) позволяет избежать первоначальных затрат на приобретение программного обеспечения и ежегодных расходов на его обслуживание.

Инструменты с открытым исходным кодом обычно имеют активные сообщества и вендоров, которые предоставляют бесплатную поддержку, например:

  • постоянные обновления,
  • исправление ошибок,
  • исправления в ИТ-безопасности.

Такое программное обеспечение также предоставляет доступ к исходному коду. Если у команды есть необходимые знания, можно настроить приложение в соответствии с потребностями бизнеса и ещё больше повысить экономическую эффективность.

Стратегия 9. Использование BYOD для снижения затрат

Политика «принеси своё устройство» (англ. bring your own device, BYOD) позволяет сотрудникам использовать личные устройства для выполнения рабочих задач.

BYOD приводит к значительному сокращению расходов на ИТ по следующим причинам:

  • Отсутствие потребности в покупке и обслуживании большого количества корпоративных устройств. В результате достигается значительная экономия на приобретении и замене оборудования.
  • Сотрудники сами несут ответственность за рабочие устройства. Снижаются накладные расходы на их управление, поскольку ИТ-отдел больше не отвечает за обновления программного обеспечения и устранение неполадок.
  • Снижение затрат на техническое обслуживание. Обязанность по ремонту устройств ложится на владельцев или производителей, поэтому компания снижает расходы на ИТ-поддержку.
  • Повышение производительности труда сотрудников. Люди чувствуют себя более комфортно и привычно со своими собственными устройствами, что опосредованно приводит к повышению эффективности их труда.

Стратегия 10. Пересмотр условий с поставщиками услуг

Пересмотр контрактов с интернет-провайдерами и поставщиками услуг — ещё одна эффективная стратегия сокращения расходов на ИТ.

Рекомендуется провести анализ рынка, прежде чем начинать повторные переговоры, изучить альтернативы и сравнить предложения от различных интернет-провайдеров, поставщиков и провайдеров услуг. Это позволит получить представление о текущих рыночных ставках и использовать их во время переговоров, чтобы обеспечить себе более выгодные цены.

Пересмотр контрактов также является отличной возможностью обновить соглашения об уровне обслуживания (SLA) с поставщиками. Его соответствие с бизнес-требованиями в долгосрочной перспективе ещё больше сократит расходы.

Стратегия 11. Удалённая работа

Предоставление сотрудникам возможности работать удалённо даёт преимущества с точки зрения экономии средств, например:

  • Удалённая работа снижает потребность в офисных помещениях. Соответственно, меньше расходов на аренду, коммунальные услуги, офисные принадлежности, обслуживание и т. д.
  • Удалённые сотрудники используют собственные устройства и интернет-подключения, что снижает необходимость предоставления компанией дорогостоящего оборудования и сетевой инфраструктуры.
  • Удалённая работа исключает расходы на проезд для сотрудников компании.
  • Предложение удалённой работы повышает удовлетворённость сотрудников, поэтому можно ожидать более высоких показателей их удержания. Высокий уровень удержания также снижает расходы на подбор и обучение персонала, связанные с высокой текучестью кадров.

Стратегия 12. Автоматизация

Автоматизация повторяющихся, трудоёмких и подверженных ошибкам процессов является ещё одной стратегией сокращения расходов на ИТ по нескольким причинам:

  • команда перестаёт концентрироваться на малоценных задачах и может сосредоточиться на более важных мероприятиях;
  • автоматизация позволяет выполнять задачи быстрее и с меньшими затратами ресурсов;
  • автоматизация приводит к устранению узких мест, снижению зависимости от конкретных сотрудников и обеспечению последовательного выполнения задач;
  • снижается вероятность ошибок.

Несколько примеров процессов, которые можно автоматизировать, чтобы сократить ежедневные расходы на ИТ:

  • развёртывание и настройка инфраструктуры;
  • создание, изменение и удаление учётных записей пользователей и прав доступа;
  • процессы резервного копирования и восстановления (планирование регулярного резервного копирования, проверка целостности данных, восстановление файлов в случае потери данных или сбоев системы и т. д.);
  • мониторинг инфраструктуры, приложений и сетевых устройств;
  • реагирование на простои сервера, высокую загрузку ресурсов или нарушения безопасности;
  • исправление и обновление приложений и операционной системы;
  • регистрация, маршрутизация и отслеживание инцидентов информационной безопасности;
  • сброс пароля;
  • подготовка и управление тестовыми средами;
  • формирование и распространение отчётов и аналитики.

Заключение

Все сокращения расходов требуют тщательного планирования во избежание контрпродуктивности. Чрезмерно радикальные решения по экономии средств вредят бизнесу и моральному корпоративному духу.

Но при правильном планировании сокращения расходов на ИТ, можно безболезненно высвободить финансы для улучшения бизнес-процессов и дальнейшего развития.

Tags: 
Статьи